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Wie man die eigene Buchhaltung effizienter gestaltet

Ob Freiberufler, Kleinunternehmer oder in bestehenden Konzernen – die Buchhaltung ist für alle ein prägendes Kern-Element der Verwaltung. Große Betriebe können diese Arbeit verlagern und einer fachkundigen Person anvertrauen. Diese ist zwar zuverlässig, aber gleichzeitig sehr kostenintensiv. Gerade kleinere Unternehmen können sich so einen Aufwand nicht leisten. Dabei kann man mit ein paar Tipps die Buchführung erfolgreich selbst erledigen.

Eigenständig einen Katalog führen

Da nach §238 HGB die Pflicht einer ordnungsgemäßen Buchhaltung für Unternehmen besteht, bewahrt man jegliche Belege mindestens für zehn Jahre auf. Es empfiehlt sich, diese nicht nur zu sammeln, sondern gleich abzuheften. Dies verschafft einen schnellen Überblick, sollten Geschäftsvorfälle oder Ausgaben der Fokus einer Inspektion sein.

Noch effizienter ist es, eine digitale Lösung anzustreben. Unabhängig der Art des Belegs kann man diesen scannen und in einer Datenbank speichern. Die Ausgaben und Einnahmen analog zum Beispiel in Excel-Dokumente einzuspeisen und zu pflegen, verschafft eine langfristige Übersicht. Somit vermeidet man zusätzliches Material und spart Platz. Es müssen keine Reihen an Ordnern das Büro füllen, stattdessen hat man die nötigen Daten schnell auf Abruf digital zur Verfügung.

Doch auch diese Methoden stoßen an ihre Grenzen. Nach den GoBD-Vorgaben müssen die Daten unter anderem:

  • Elektronisch erfassbar sein
  • Maschinell auswertbar sein
  • Unveränderbar sein
  • Nachvollziehbar und nachprüfbar sein

Die Vorteile einer Buchhaltungssoftware

Diesen Forderungen gehen verschiedene Anbieter mit moderner Buchhaltungssoftware bereits nach. Die Methoden der Buchführung entwickeln sich mit der Zeit der Digitalisierung, die moderne Buchhaltung bringt viele positive Aspekte mit sich. Neben einer digitalen Katalogisierung der wichtigen Belege überzeugt so ein Tool mit weiteren Vorteilen bei kaufmännischen Aufgaben wie zum Beispiel:

  • Online-Zahlungen prüfen und buchen
  • Ein Überblick über die Geschäftszahlen samt Auswertung
  • Ein Rechner für die Umsatz- und Vorsteuer
  • Eine Schnittstelle mit dem Finanzamt

Neben einer digitalen Speicherung und der Möglichkeit der weiteren Aufbereitung bietet manche Software zudem Cloud-Lösungen an. Diese erlaubt den Zugriff auf das Programm von unterwegs, manche der Tools punkten mit einer Verbindungsmöglichkeit direkt mit dem Smartphone. So kann man selbst auf Geschäftsreisen Belege schnell verbuchen.

Chronologisches sortieren

Bei den Bank-Belegen nutzt man ein ähnliches Verfahren. Hier ist es zusätzlich lohnenswert, ein getrenntes Geschäftskonto zu führen. Dies bringt gleich zwei Vorteile:

  • Das Finanzamt blickt nicht in das private Konto
  • Geringere Buchhaltungskosten durch weniger anfallende Buchungen

In einem Ordner kann man die Auszüge von alt nach neu aufsteigend einsortieren. So gelangt der neuste Auszug oben auf den Stapel. Alternativ scannt man diese ein und speichert sie ab. Durch die chronologische Sortierung fällt es zudem leichter, Konto-Bewegungen zu verfolgen und bei möglichen Unklarheiten den passenden Auszug zu finden.

Nach dem gleichen Prinzip sortiert man Bar-Belege. Besonders bei einer Geschäftskasse, die ein regelmäßig geführtes Kassen-Buch verlangt. Die Häufigkeit einer Kassen-Kontrolle hängt dabei vom Umfang der Geschäfte ab. Ob täglich, wöchentlich oder einmal im Monat – man überprüft den Stand und protokolliert ihn. Da diese Kasse den Bar-Bestand widerspiegelt, kann sie keine negativen Werte aufzeigen.

Was gibt es bei Ein-/Ausgangsrechnungen zu beachten?

Ist auf den Eingangsrechnungen die Umsatz-Steuer ausgewiesen, kann man sie ebenfalls den Buchhaltungsbelegen beifügen, selbst wenn diese noch unbezahlt sind. Die Steuer der Lieferanten darf man bereits im Monat der Rechnungserstellung beim Finanzamt als Vorsteuer geltend machen. Bei einer Bilanzierungspflicht muss man die am Jahresende noch offenen Rechnungen an das Finanzamt weiterleiten, damit diese als Verbindlichkeiten in der Bilanz gelten.

Bei einer Ausgangsrechnung ist es am wichtigsten, diese adäquat nach §14 UStG zu gestalten. Das Gesetz beschreibt die Pflichtangaben einer Rechnung, damit diese problemlos rechtlich geltend wirkt. Ist man dazu verpflichtet, eine Bilanz zu bilden, so sind Forderungen nötig. Diese bestehen aus den am Jahresende noch offenen Ausgangsrechnungen. Für eine Einnahme-Überschuss-Rechnung reicht es aus, die Rechnung hinter den Kontoauszug mit dem entsprechenden Zahlungseingang zu heften.

Nicht den Überblick verlieren

Die Buchhaltung aus eigener Hand ist demnach mit den richtigen Ansätzen gut umsetzbar. Eine saubere Dokumentation der Ausgaben und Einnahmen benötigt viel Aufwand, belohnt jedoch zeitgleich mit einer vollständigen Übersicht des finanziellen Stands eines Unternehmens. Es lohnt sich bereits ab der Existenzgründung, zeitnah Buch zu führen, um so Unklarheiten mit dem Finanzamt zu entgehen. Dabei ist ein Steuerberater nicht zwingend nötig. Wer seine Dokumente sortiert und aufbereitet, ob nun analog oder digital in Form einer Software, spart nicht nur Zeit und Geld. Daneben verinnerlicht man eine geordnete Arbeitsweise.


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