Steuern und Zahlen – die moderne Buchhaltung als spannendes Arbeitsfeld

Die klassische Buchhaltung ist immer noch in vielen Betrieben und vor allem bei Freiberuflern sowie Kleinunternehmern an der Tagesordnung. Es handelt sich dabei um das gängige und seit Jahren beliebte Ordnersystem, das ganze Regalreihen und manchmal auch mehrere Zimmer füllt. Doch es ist einfach zu bedienen und das Anlegen von neuen Ordnern wird gerne Azubis übertragen. Kurz gesagt: Pendelordner und Papier sind aus unseren Büros kaum wegzudenken. Doch ist diese Buchhaltungsform überhaupt noch effektiv? Oder gibt es bessere Möglichkeiten? Seit kurzer Zeit gehen die Firmen dazu über, ihre Buchhaltung zu digitalisieren, und das aus gutem Grund.

Was sind die Nachteile der traditionellen Buchhaltung in Bezug auf Steuern und Zahlen?

Die grundsätzliche Schwäche des Papiersystems ist der große Aufwand. Denn aus verschiedenen Quellen (E-Mail, Fax, Post) müssen die Belege zusammengesucht und dann gemeinsam in einem oder mehreren Ordnern an der betreffenden Stelle eingeheftet werden. Das Drucken von E-Mails kostet Zeit, Geld und Papier und wenn etwas vergessen wird zu drucken, dann geht am Jahresende meist die Suche nach einer bestimmten Information los, die unbedingt zu den Steuerunterlagen dazu sollte. Es ist müßig, zu erwähnen, dass eine solche Suche Monate später meist erfolglos bleibt.

Abgesehen von der Ablage müssen die Rechnungen auch bearbeitet, Eingänge gebucht oder Zahlungen überwiesen werden. Dies muss alles manuell abgeglichen und getippt werden. Wieder ein zeitintensives und fehleranfälliges Vorgehen. Am Ende des Jahres gehen dann die Ordner zum Steuerberater, der alles ebenfalls manuell überprüfen muss, was bei großen Firmen sehr mühsam ist und lange dauert.

Bei der manuellen Bearbeitung werden häufig die Steuernummern der Geschäftspartner nicht separat geprüft, was bei fehlerhaften Nummern hinterher zum Verfall des Vorsteuerabzugs führt. Und für den schnellen Überblick über die Finanzlage ergeben sich aus der manuellen Bearbeitung ebenfalls Probleme, da nicht alle Buchungen taggleich bewältigt werden können (erst, wenn Kontoauszüge vorliegen, wird mit dem Buchen begonnen), sodass Statistiken und Übersichten grundsätzlich nicht den tatsächlichen Stand angeben können.

Durch die Zeitverzögerung bei der Bearbeitung verzögert sich auch das Mahnwesen oder Mahnungen werden verschickt, obwohl der Kunde bereits bezahlt hat. Häufige Überschneidungen werden vom Kunden aber nicht positiv aufgenommen. Auch interne Rückfragen oder das Abzeichnen von Rechnungen verzögert sich enorm, wenn Papierdokumente weitergegeben werden. Zusätzlich sind diese häufig nur zur Sicherheit in Kopie im Umlauf, sodass sich das Papiervolumen dadurch verdreifacht.

Viel Papier benötigt viel Platz – vor allem in den Archiven, in denen die Ordner mit den wichtigen Unterlagen aufbewahrt werden müssen, für die eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 6 bis 10 Jahren vorgesehen ist.

Zukunftsaussichten: Was sind die Vorteile der digitalen Buchhaltung?

Die moderne Buchhaltung der Zukunft wird digital sein und dadurch effektiver, kostengünstiger und schneller. Sie zeigt in all jenen Bereichen Vorteile, in denen die traditionelle Buchhaltung nicht mehr zufriedenstellend funktioniert. Vor allem ist sie sehr viel platzsparender. Zudem kann sie durch verschiedene Automatismen einige Dinge selbstständig erledigen.

Durch die einfachere Bearbeitung sowie die Automatismen können außerdem Personal und Lohnkosten eingespart werden. Da nicht mehr jedes Blatt gedruckt werden muss, gibt es enorme Einsparungen bei Material und Geräten (Papier, Drucker, Toner, Ordner, Rückenschilder, Regale). Die Fehlerquote kann durch die automatische maschinelle Prüfung erheblich reduziert werden.

Außerdem ermöglichen die taggleichen Abstimmungen und Übertragungen der Buchungen die Erstellung von tagesaktuellen Statistiken und Finanzübersichten. Diese lassen sich selbstverständlich über eine Buchhaltungssoftware digital erstellen. Die aktuellen Buchungen ermöglichen zudem einen besseren Ablauf im Mahnwesen, da sich Überschneidungen von Geldeingängen und Mahnschreiben vermeiden lassen.

Hinzukommt, dass eine gute Software eine Schnittstelle zum Steuerberater bietet, der somit Zugriff auf die digitalen Daten hat und keine Ordner mehr wälzen muss.

Keine Digitalisierung ohne Buchhaltungssoftware

Wichtig ist allerdings, dass die Digitalisierung von einer guten Buchhaltungssoftware unterstützt wird wie beispielsweise der deutschen Online-Software sevDesk. Diese kostet zwar zunächst Zeit und einen gewissen Aufwand, um alle Mitarbeiter zu schulen und vorhandene Daten zu digitalisieren, aber es lohnt sich.

Das papierlose Büro – die moderne Buchhaltung in der Cloud

Moderne ERP-Systeme verwalten ihre Daten in der Cloud. Das spart den Aufwand von hausinternen Servern, der eigenständigen Wartung und dem laufenden notwendigen Software-Update. Die Sicherheit der Daten kann durch deutsche Unternehmen gewährleistet werden, die ihre Server in Deutschland betreiben und somit den strengen deutschen Datenschutzrichtlinien unterliegen.

Moderne Buchhaltungssoftware kann somit von allen Unternehmen auf der entsprechenden Hardware eingesetzt und über die Cloud betrieben werden. Dadurch ergeben sich große Vorteile gerade beim Zugriff. Durch die gezielte Rechteverwaltung können Kunden, Lieferanten, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, externe Berater und Außendienstmitarbeiter von überall her auf die für sie freigegebenen Daten zugreifen – zu jeder Tages- und Nachtzeit! Welche Möglichkeiten vorhanden sind, ergibt sich durch die jeweils verwendete Software und den Cloud-Anbieter.

Was sollte eine Online-Software können?

Wünsche und Angebote gehen hier oft auseinander, aber es gibt ein paar grundsätzliche Dinge, die eine gute Software können sollte:

• Eingangsrechnungen und Belege direkt ins System laden und zuordnen, also automatisch verbuchen
• Über integriertes Online-Banking verfügen
• Angebote und Rechnungen aus dem System heraus erstellen
• Moderne Datenschutzlinien einhalten und Belege rechtssicher archivieren
• Tagesgenaue Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen
• Schnittstellen zum Steuerberater bieten
• Schnittstellen zum Finanzamt bieten und bei der Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung helfen
• Bei der Führung des Kassenbuches unterstützen
• Mobil bedienbar sein
• GoBD-Zertifikat besitzen

Dazukommt, dass eine Software leicht verständlich, übersichtlich und intuitiv bedienbar sein muss. Selbstverständlich sollte der Hersteller auch einen guten Service und Support anbieten und Hilfestellung leisten, wenn mal etwas klemmt.

Fazit

Die bisherige klassische Methode hat sich bewährt und wird sich sicherlich im privaten Bereich noch halten, da hier im Vergleich zu Unternehmen auch kein großes Buchhaltungsvolumen anfällt. Für Firmen wird jedoch über kurz oder lang kein Weg an der modernen digitalen Buchhaltung vorbeiführen, da sie wirklich unschlagbar viele Vorteile bietet. Dazukommt, dass die Technik sich laufend weiter verbessert und daher ständig weitere Vorteile und Vereinfachungen anbieten wird, von denen ganz besonders Unternehmen profitieren können. Denn effizientes Arbeiten reduziert unnötige Kosten – und wer würde schon freiwillig darauf verzichten?

Autor/in: Bettina Weiss
Veröffentlicht am 11. Juli 2019

Tags: Buchhaltung, Buchhaltungssoftware, digital, Erste Studienwoche, modern