Betriebsprüfung im Überblick: Darauf sollten Sie achten

Jedes Unternehmen muss mit einer Betriebsprüfung rechnen. Grundsätzlich gibt es viele Details zu beachten, wenn eine Untersuchung ansteht. Es gibt allerdings keinen Grund, davor Angst zu haben. Fehler passieren und im schlimmsten Fall muss man mit einer Nachzahlung rechnen. Mit der richtigen Vorbereitung und dem passenden Hintergrundwissen über die grundlegende Vorgehensweise besteht keine Gefahr. In diesem Artikel kann man sich einen Überblick verschaffen, worauf man bei einer Betriebsprüfung achten muss.

Was ist eine Betriebsprüfung?

Bei einer Betriebsprüfung kommt ein externer Prüfer in das Unternehmen, um sicherzustellen, dass dieses die korrekte Höhe an Steuern gezahlt hat. Dabei müssen alle Zahlen und Daten offengelegt und nichts verheimlicht werden. Deshalb ist es für Unternehmer von großer Bedeutung, sich fachmännisches Hintergrundwissen über den Ablauf zuzulegen.

Wer prüft das Unternehmen?

Im Regelfall führt das Finanzamt die Prüfung durch. Aber auch die Rentenversicherung und die Bundeszollverwaltung haben Anspruch auf eine Betriebsprüfung, wobei diese sich immer vorher ankündigen müssen. Am häufigsten kommen Betriebsprüfungen vom Finanzamt vor, weshalb in diesem Beitrag auch das Augenmerk auf diese Art der Prüfung liegt. Der Prüfer selbst, der die Betriebsprüfung durchführt, unterliegt besonderen Vorschriften und Voraussetzungen, die in der Betriebsprüfungsordnung festgesetzt sind. In der Regel stellt man ihm einen geeigneten Prüfungsraum zur Verfügung, in dem er die Unterlagen sichten kann.

Was wird geprüft?

Der Prüfungsgegenstand ist abhängig vom jeweiligen Amt. Das Finanzamt kann alle Steuerarten prüfen, weshalb diese am umfangreichsten ausfallen können.

Die Rentenversicherung prüft:

• Sozialversicherung
• Unfallversicherung

Dagegen prüft die Bundeszollverwaltung:

• Branntweinsteuer/Tabaksteuer/Biersteuer
• Stromsteuer/Energiesteuer/Kernbrennsteuer
• Luftverkehrsteuer/Kfz-Steuer

Wer darf geprüft werden?

Jedes Unternehmen, das offiziell eingetragen ist, kann vor einer Betriebsprüfung stehen. Dazu gehören auch Selbstständige und Einmannbetriebe. Daneben können Finanzämter auch Privatpersonen prüfen. Diese müssen dafür allerdings mehr als 500.000 € Euro aus nichtselbstständiger Tätigkeit verdient haben. Statistiken zeigen, dass größere Betriebe deutlich häufiger auf dem Prüfstand stehen, als kleinere Unternehmen. Jedoch sind die Chancen, unabhängig von der Größe, bei allen gleich, wenn man unsaubere bzw. unauffällige Steuererklärungen abgibt.

Kann man sich darauf vorbereiten?

Normalerweise hat man genug Zeit, um sich auf eine Betriebsprüfung vorzubereiten. Der Prüfer meldet sich meistens bereits telefonisch, um einen Termin zu vereinbaren. Daraufhin folgt ein offizieller Bescheid per Post, der zwingend 14 Tage vor dem Kontrolltermin ankommen muss. Durch diese Vorschrift hat jedes Unternehmen die gleiche Zeit, alle benötigten Unterlagen vorzubereiten. Dies ist dringend zu empfehlen. Umso genauer und geordneter die Buchführung ist, desto schneller kann der Prüfer arbeiten. Tipps für eine effiziente Buchhaltung gibt es bei uns ebenfalls. Im schlimmsten Fall kann man die Vorbereitungszeit dafür nutzen, sich selbst anzuzeigen. Man muss selbstverständlich trotzdem fehlende Beträge zahlen, bleibt aber straffrei.

Allerdings kann das Finanzamt eine sogenannte Nachschau durchführen. Dies ist möglich, wenn der Verdacht einer Steuerhinterziehung besteht. Dabei erscheint der Prüfer unangemeldet, um etwaige Vertuschungsversuche zu unterbinden.

Warum wird geprüft?

Der Grund der Prüfung ist generell vollkommen unabhängig davon, ob sich das Unternehmen auffällig verhalten hat oder nicht. Es gibt Routine-Kontrollen, die, je nach Größe eines Unternehmens, verschieden häufig durchgeführt werden. Das Finanzamt entscheidet jedoch sehr genau, welchen Betrieb es kontrolliert. Wenn beispielsweise größere Abweichungen in den Jahresabschlüssen vorkommen, ist das für die Prüfer das erste Anzeichen für Ungereimtheiten. Dies kann ohne eine Erklärung dazu führen, dass sie eine Betriebsprüfung anordnen.

Kann man eine Prüfung verhindern?

Wenn sich der Prüfer bereits angemeldet hat, kann man eine Betriebsprüfung nicht mehr verhindern. Die Rentenversicherung muss zudem alle vier Jahre eine Prüfung durchführen, die gesetzlich vorgeschrieben ist. Allerdings gibt es ein paar Hilfestellungen, wie man nicht in das Fadenkreuz des Finanzamts gerät. Zum einen sollte man eine ordentliche Buchhaltung führen und alle Unterlagen übersichtlich sortieren, so dass der Gesamteindruck positiv ist. Bei Besonderheiten in den eigenen Zahlen kann man das Finanzamt zum anderen selbst darüber informieren oder spätestens bei der Steuerklärung zusätzliche Erklärungen beifügen. Findet man trotz allem auf dem Steuerbescheid den Vorbehalt einer Nachprüfung, stehen die Chancen für eine kommende Betriebsprüfung relativ hoch. Allerdings gilt hier die Regel, dass dieser Vorbehalt erst dann zu einer Betriebsprüfung führt, wenn er bereits das dritte Jahr in Folge auf dem Steuerbescheid steht. Daher sollte man bereits beim ersten Hinweis aufmerksam sein und nachfolgend für eine besonders sorgfältige Steuererklärung sorgen.

Was gibt es zu beachten?

Der mit dem Prüfer vereinbarte Termin muss eingehalten werden. Diesen darf man nur in zwingenden Notfällen verschieben. Bei

• Krankheit
• Höherer Gewalt

Unterlagen, die nicht in Verbindung mit der Betriebsprüfung stehen, sollten außerhalb des Prüfungsraums liegen. Ebenfalls ist es sinnvoll, Smalltalk und private Gespräche mit dem Prüfer zu unterbinden. Jede Aussage, auch die eines Angestellten, kann negative Folgen haben. Der Prüfer darf alles nutzen, was ihm zu Ohren kommt. Daher ist es sinnvoll, wenn nur der Geschäftsführer oder der Mitarbeiter, der als Ansprechpartner des Prüfers fungiert, mit diesem reden. Um sich ganz sicher zu sein, kann man seinem Steuerberater die Funktion des Ansprechpartners zuweisen. Zudem sollten alle Mitarbeiter dazu angehalten werden, bei Kontakt mit dem Prüfer freundlich und höflich zu sein, um keinen Unmut zu wecken.

Wann gilt die Prüfung als beendet?

Bevor die Prüfung offiziell beendet ist, folgt eine Schlussbesprechung. Bei dieser müssen der eigene Steuerberater und der Vorgesetzte des Prüfers zusätzlich mit anwesend sein. Der Termin muss in einem angemessen zeitlichen Rahmen angekündigt werden und steht jedem Geprüften rechtlich zu. Vor der Besprechung sollte man um die schriftliche Mitteilung der Ergebnisse bitten, um sich ideal darauf vorbereiten zu können. In der Schlussbesprechung hat man noch die Möglichkeit, offene Fragen zu klären. Danach erhält man einen schriftlichen Bericht über das Prüfungsergebnis. Gegen dieses kann man keinen Widerspruch einlegen und muss die geforderten Änderungen umsetzen und etwaige Nachzahlungen leisten.

Autor/in: Jessika Köhler
Veröffentlicht am 3. August 2020

Tags: Betriebsprüfung, Buchhaltung, Podcast, Prüfung, Steuern