In 6 Schritten zur Umsatzsteuervoranmeldung

Unternehmen in Deutschland, deren Jahresumsatz bei mindestens 22.000 Euro liegt, sind grundsätzlich dazu verpflichtet, Umsatzsteuer an das zuständige Finanzamt abzuführen. Das heißt, sie verrechnen für den Verkauf ihrer Waren oder Dienstleistungen eine Umsatzsteuer und führen diese auf der jeweiligen Ausgangsrechnung an. Dafür dürfen sie allerdings auch die sogenannte Vorsteuer geltend machen, und können sich damit die Umsatzsteuer zurückholen, die sie selbst für Produkte bzw. Dienstleistungen bezahlt haben. All das erfolgt im Rahmen der sogenannten Umsatzsteuervoranmeldung. Unternehmer, die zum ersten Mal vor dieser Herausforderung stehen, haben oftmals ein paar Schwierigkeiten damit. Doch grundsätzlich funktioniert die Anmeldung sehr einfach in nur wenigen Schritten.

Schritt 1: Bei ELSTER registrieren

Wer in Deutschland ein Unternehmen gründen möchte, der sollte sich zunächst mit den wichtigsten Basics für die Selbstständigkeit beschäftigen. Dazu gehört unter anderem die Frage, ob es sinnvoll ist, die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen. Denn nur in diesem Fall ist es erlaubt, beim Verkauf von Waren und Dienstleistungen keine Umsatzsteuer auf den eigenen Rechnungen anzuführen. Somit ist auch keine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt erforderlich.

Doch was ist das eigentlich genau: Die Umsatzsteuer? Bei der Umsatzsteuer handelt es sich um eine Steuer für den Verkauf und Austausch von Produkten und Dienstleistungen. Ein Unternehmer verkauft an den Endkunden dabei zum Bruttopreis, muss in weiterer Folge jedoch die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Das bedeutet, dass seine eigentliche Kalkulationsgrundlage immer der Nettoverkaufspreis ist.

Die Umsatzsteuer muss regelmäßig an das Finanzamt abgeführt werden. Das erfolgt im Zeitalter der Digitalisierung elektronisch mittels ELSTER, was als Abkürzung für „Elektronische Steuererklärung“ steht.

Um ELSTER zu nutzen, ist eine einmalige Registrierung als Unternehmer erforderlich. Das erfolgt unter dem Menüpunkt „Benutzerkonto erstellen“ mit Hilfe der eigenen E-Mail-Adresse. Daraufhin versendet ELSTER zwei E-Mails. Die erste E-Mail dient zur Überprüfung der Richtigkeit der eigenen E-Mail-Adresse. Nachdem diese bestätigt wurde, wird der Aktivierungs-Code versendet. Damit lässt sich eine Zertifikatsdatei für das eigene Unternehmen erstellen.

Damit kann der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden. Daraufhin vergibt das Finanzamt eine Steuernummer, mit der es bei ELSTER möglich ist, die Registrierung in ein vollwertiges Benutzerkonto umzuwandeln.

Schritt 2: Das richtige Formular auswählen

Um die Umsatzsteueranmeldung durchzuführen, ist es erforderlich, im Auswahlmenü auf der linken Seite den Menüpunkt „Formulare“ auszuwählen. Daraufhin erscheint in der Mitte des Bildschirms ein weiteres Menü, bei dem etwas nach unten gescrollt und „Umsatzsteuer“ ausgewählt werden kann.

Nun öffnet sich der Bereich „Umsatzsteuer“, in dem es nicht nur die Möglichkeit gibt, die Voranmeldung vorzunehmen, sondern beispielsweise auch Fristverlängerungen und Sondervorauszahlungen einzugeben. Für die reguläre Voranmeldung wird „Umsatzsteuer-Voranmeldung“ ausgewählt.

Wichtig: Wer mit einem professionellen Buchhaltungsprogramm arbeitet, kann die Umsatzsteuervoranmeldung auch damit vornehmen und muss sich nicht jedes Mal durch das Menü bei ELSTER arbeiten. Zu diesem Zweck ist es erforderlich, einmalig bei den Firmenstammdaten die Steuernummer, Angaben zum Finanzamt sowie das ELSTER-Zertifikat zu hinterlegen.

In weiterer Folge werden die entsprechenden Angaben zur Voranmeldung zumeist über das Druckmenü nach einer entsprechenden Plausibilitätsprüfung der Daten automatisch an ELSTER übermittelt. Langfristig spart das sehr viel Zeit, dennoch ist es ratsam, den Prozess zumindest einmal manuell durchzuführen, um sich mit der grundsätzlichen Funktionsweise von ELSTER vertraut zu machen.

Schritt 3: Voranmeldungszeitraum und Steuernummer eingeben

Damit das Finanzamt die Daten richtig zuordnen kann, ist es erforderlich, die richtige Steuernummer einzugeben. In weiterer Folge kann der entsprechende Zeitraum ausgewählt werden.

Dafür wird zunächst das entsprechende Jahr ausgewählt. In weiterer Folge kann der Voranmeldezeitraum in Form eines Monats oder eines Quartals eingegeben werden.

Grundsätzlich muss die Voranmeldung spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldezeitraums übermittelt werden. Bei einer Neugründung eines Unternehmens muss die Voranmeldung im Gründungs- und im Folgejahr monatlich übermittelt werden.

In den weiteren Geschäftsjahren ist die Frequenz von der Umsatzsteuer-Zahllast des Vorjahres abhängig. Betrug die Zahllast im Vorjahr mehr als 7.500 Euro, ist eine monatliche Voranmeldung verpflichtend.

Schritt 4: Daten und Umsätze eintragen

Nachdem die Steuernummer und der Zeitraum eingegeben wurden, öffnet sich die Erfassungsübersicht. Die eigentlichen elf Erfassungsbereiche werden ersichtlich, nachdem in der Maske ein wenig nach unten gescrollt wird.

Jeder dieser Bereiche kann geöffnet werden, indem auf die entsprechende Zahl geklickt wird. Die Angaben zu jedem Bereich müssen einzeln vorgenommen werden. In jedem Bereich kann entweder der normale oder der ermäßigte Steuersatz eingetragen werden. Die Eingaben müssen dabei so vorgenommen werden, wie sie auch auf der Rechnung ausgewiesen wurden.

Nullmeldungen müssen nicht zwingend eingegeben werden, sondern sind voreingestellt. Sobald Daten in einem bestimmten Bereich eingegeben wurden, erscheint ein Plus-Zeichen davor.

Hinweis: Unter diesem Menüpunkt können bei Bedarf auch Korrekturen und Ergänzungen von bereits erfolgten Voranmeldungen vorgenommen werden.

Schritt 5: Angaben kontrollieren und absenden

Wenn in allen elf Bereichen die richtigen Werte eingetragen sind, können die Eingaben mit einem Klick auf „Prüfen und absenden“ bestätigt werden.

Die Daten werden daraufhin jedoch nicht sofort an das Finanzamt übermittelt. Zur Sicherheit wird auf dem Bildschirm noch einmal eine Zusammenfassung mit den eingetragenen Angaben angezeigt. An dieser Stelle sollten die Daten noch einmal ganz genau mit den Zahlen aus der Buchhaltung verglichen werden.

Sind Korrekturen erforderlich, ist es zu diesem Zeitpunkt möglich, noch einmal zu den entsprechenden Eingabefeldern zurückzukehren und die vorhandenen Daten zu überschreiben.

Wenn in der Zusammenfassung alles korrekt dargestellt ist, kann ganz unten in der Maske der persönliche PIN eingegeben und die Voranmeldung durch einen Klick auf „Absenden“ an das zuständige Finanzamt gesendet werden.

Schritt 6: Versandbestätigung archivieren

Nachdem die Daten versendet wurden, erscheint auf dem Bildschirm eine Versandbestätigung, in der unter anderem auch eine eindeutige Ticket-Nummer sowie die Abgabezeit angeführt ist.

Um Missverständnisse zu vermeiden, empfiehlt es sich, diese Bestätigung auszudrucken oder auf dem eigenen Rechner als PDF-Dokument zu archivieren. Das erfolgt durch einen Klick auf den Button „Drucken“.

Soll das Dokument ausgedruckt werden, wird dafür einfach der entsprechende Drucker ausgewählt. Auf diesem Weg kann auch eine PDF-Datei erstellt werden. Allerdings nur dann, wenn auch ein entsprechendes PDF-Programm installiert wurde. Diese Tools sind in der Regel kostenlos und in nur wenigen Schritten einsatzbereit.

Wichtig: Bei Umsätzen mit Unternehmen aus dem EU-Ausland ist zusätzlich auch noch die Abgabe einer „Zusammenfassenden Meldung“ (ZM) verpflichtend, mit der ein Unternehmer seine innergemeinschaftlichen Umsätze meldet.

Autor/in: Jessika Köhler
Veröffentlicht am 8. September 2022

Tags: Steuererklärung, Steuern, Umsatzsteuer