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Buchhaltung – Kann man sie selbst erledigen?

Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige kommen nicht umhin, ihre Bücher sauber zu führen. Als Alternative zum teuren Steuerberater kann man die Buchhaltung selbst erledigen. Das hat einige Vorteile, birgt aber auch Herausforderungen. Auf was muss man also achten? Und welche Hilfsmittel gibt es?

Was bedeutet Buchhaltung?

Seine Bücher zu führen, bedeutet, alle Einnahmen, Ausgaben und anderen geschäftlichen Vorgänge vollständig zu dokumentieren. Das können Transaktionen, Löhne, Rechnungen, Warenein- sowie -ausgänge und ähnliches sein. Eine lückenlose Aufzeichnung ist zum einen wichtig, da man so die finanzielle Situation leichter einschätzen kann. Dies ist mit einer Buchhaltungssoftware wie beispielsweise der von Lexoffice besonders einfach, da diese mit Funktionen zur Buchungsübersicht ausgestattet ist. Dann hat man einen Überblick über alle Konten, Buchungen und Belege. Zum anderen fordert das Finanzamt jährlich eine ausführliche Steuererklärung und bei einer Betriebsprüfung sind zuverlässig geführte Bücher ebenfalls essentiell, da es bei Unregelmäßigkeiten zu Strafen kommen kann.

Buchhaltung selbst machen – warum?

Neben der Möglichkeit, die Buchführung an einen Steuerberater abzugeben, kann man sie auch selbst erledigen. Dann kennt man die finanzielle Situation genau und kann Entscheidungen über Investitionen oder Kosteneinsparungen auf einer fundierten Basis treffen. Zudem spielt der Preis-Aspekt eine Rolle. Steuerberater oder Buchhalter muss man für ihre Dienste entlohnen. Der Mehraufwand, wenn man seine Buchhaltung selbst vornimmt, geht daher mit verringerten Ausgaben einher.

Wenn man sich dazu entscheidet, buchhalterische Aufgaben selbst zu übernehmen, muss man allerdings Folgendes beachten:

  • Man sollte genug Zeit für die Erledigung der Arbeit einplanen.
  • Sich regelmäßig um die Buchführung zu kümmern, ist ebenfalls wichtig. Sonst können Fehler passieren, die bei einer Betriebsprüfung teure Folgen haben können. Außerdem: Wenn man seine Bücher pflegt, steht man am Ende des Jahres nicht vor einem großen Berg Arbeit.
  • Zudem sollte man seine Pflichten kennen und diese strikt einhalten. Dazu gehört beispielsweise, dass man alle Belege fristgerecht aufbewahrt. Geschäftsbriefe und Handelskorrespondenzen behält man sechs, Dokumente für den Jahresabschluss 10 Jahre.

Bücher eigenständig führen – aber wie?

Wer seine Bücher selbstständig pflegen möchte, muss sich um folgende Aufgaben kümmern:

  • Geschäftsvorfälle jeglicher Art dokumentieren: Einnahmen, Ausgaben, Lohnzahlungen, Kreditaufnahmen, Abschreibungen etc.
  • Rechnungen, Quittungen sowie Belege nach Datum sortieren und aufbewahren
  • Zahlen regelmäßig auswerten, um die finanzielle Situation im Überblick zu behalten

Freiberufler und Selbstständige beispielsweise müssen für ihren Jahresabschluss beim Finanzamt eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung einreichen. Dazu stellt man die Einnahmen den Ausgaben gegenüber und ermittelt daraus den erwirtschafteten Gewinn. Dies ist allerdings nur möglich, wenn man in einem Geschäftsjahr weniger als 600.000 € Umsatz und maximal 60.000 € Gewinn gemacht hat. Überschreitet man diese Grenzen, muss man eine doppelte Buchführung vornehmen. In beiden Fällen ist es sinnvoll, eine Buchhaltungssoftware zu nutzen. Diese ist billiger als ein Steuerberater und erleichtert die Erledigung von anfallenden buchhalterischen Aufgaben:

  • Sie erfasst alle Geschäftsvorgänge korrekt.
  • Sie ermöglicht einen Überblick über die Unternehmenszahlen.
  • Sie berechnet Umsatz- sowie Vorsteuer.
  • Sie kann Daten an das zuständige Finanzamt übermitteln.

In der Regel sind Buchhaltungsprogramme benutzerfreundlich gestaltet, sodass auch Einsteiger mit den Eingabemasken umgehen können. Unternehmen profitieren von solchen Tools, da sie sicherstellen, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. Auch auf Fehler oder nicht vorhandene Daten weist eine Buchhaltungssoftware hin. Für kleine Firmen und Unternehmens-Neugründungen haben sie außerdem folgenden Vorteil: Vergrößert sich das Unternehmen und steigen die kaufmännischen Anforderungen, muss man die Buchhaltung nicht umstrukturieren. Das spart Zeit.

Fazit

Wenn man die Buchhaltung selbst erledigt, kann man Geld sparen, denn man muss für die meisten kaufmännischen Aufgaben keinen Steuerberater oder Buchhalter mehr engagieren. Allerdings ist ein solches Vorhaben auch zeitintensiv, denn man muss sich über das korrekte Vorgehen informieren und anfallende Arbeiten selbst durchführen. Eine große Hilfe stellen daher Buchhaltungsprogramme dar. Mit ihnen ist eine übersichtliche Auflistung aller Geschäftsvorfälle möglich, die Fehlerwahrscheinlichkeit wird gesenkt und eine Übertragung der Dokumente an das zuständige Finanzamt ist möglich.


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