Arbeitsorganisation: Definition, Schulung und Tipps

Arbeitsorganisation: Definition, Schulung und Tipps

 

Die moderne Arbeitswelt verlangt von Fach- und Führungskräften maximale Flexibilität. Diejenigen, die sich selbst und ihre Herausforderungen gut organisieren, sind klar im Vorteil. Angesichts der zunehmenden Anforderungen rücken die Optimierung von Arbeitsprozessen und das Eliminieren von Zeitfressern in den Vordergrund. Ein Einblick in die Arbeitsorganisation und wie sie gelingt.

Definition zur Arbeitsorganisation

Ob Hybrid Work, Geschäftsreisen oder neue Aufgaben, die täglich auf dem Schreibtisch landen: Werden keine Prioritäten gesetzt, kann der Arbeitsalltag schnell in völliger Überforderung enden. Im schlimmsten Fall kommt es zum Burnout und die Gesundheit leidet erheblich unter der Belastung. Die gekonnt ausgeführte Arbeitsorganisation kann Abhilfe schaffen und erheblich dazu beitragen, dass die Arbeit Freude bereitet und Zufriedenheit verschafft:

Struktur: Die Arbeitsorganisation hat die gezielte Gestaltung der Arbeitsabläufe und die effiziente Strukturierung der Arbeitszeit zum Ziel. Die Arbeitsbedingungen werden dabei ebenso einbezogen wie die konkreten Tätigkeiten und deren Umfang.
Produktivität: Durch optimale Nutzung von Kompetenzen und der zur Verfügung stehenden Mittel sowie sinnvollen Maßnahmen wird der Arbeitstag produktiver gestaltet.
Planung: Hierfür werden Arbeitszeiten und Arbeitsformen strategisch klug geplant. Fach- und Führungskräfte sollen ihre Aufgaben in angemessener Zeit in zu erwartender Qualität erledigen können.
Wirtschaftlichkeit: Dank optimaler Koordination von Kompetenzen und Ressourcen (zeitliche und räumliche) trägt die Arbeitsorganisation zur Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens bei.
Förderung: Mitarbeitende werden angemessen gefördert und gefordert.

Eine durchdachte Arbeitsorganisation lässt sich auf jedes einzelne Teammitglied und ganzheitlich auf ein komplettes Unternehmen anwenden. Im Idealfall werden durch clevere Optimierungsmaßnahmen wertvolle Kapazitäten für Entwicklung frei.

Schulung der Arbeitsorganisation

Unternehmen sind immer nur so erfolgreich, wie die Belegschaft. Deshalb ist es entscheidend, dass Führungskräfte die Arbeitsorganisation aller Teammitglieder betrachten – sowohl in Bezug auf die Einzelarbeit als auch auf die Teamarbeit. Wie lässt sich das Zeitmanagement verbessern? Welche Aufgaben nehmen unnötig Zeit in Anspruch? Wo findet sich Optimierungspotenzial im Bereich Arbeitsprozesse? Wie lassen sich Arbeitsplätze besser organisieren und die Kommunikation effektiver gestalten? Diese und viele weitere Fragen gilt es zu beantworten, was die Komplexität des Themas erahnen lässt.

Um die Optimierung zu beschleunigen und damit kostbare Zeit zu sparen, greifen viele Unternehmen auf gezielte Bildungsmaßnahmen zurück. Statt die vielversprechendsten Maßnahmen und Methoden aufwändig zu recherchieren, zusammenzutragen und in der Praxis zu testen, lassen sich bei erfahrenen Experten Schulungen zum Thema buchen. Diese vermitteln bewährte Lösungen in komprimierter Form, was für Betriebe mit einer erheblichen Entlastung verbunden ist. Das Angebot für Seminare von Dr. G. Kitzmann umfasst die Arbeitsorganisation sowie Arbeitstechniken und dient als Beispiel für die große Vielfalt an Weiterbildungsmöglichkeiten. Trainingseinheiten zur Prozessoptimierung sind ebenso buchbar wie Zeitmanagement-Seminare und Weiterbildungen zum Projektmanagement sowie Stressmanagement.

Tipps für die organisierte Arbeit

Obwohl eine mangelhafte Arbeitsorganisation zu erheblichen wirtschaftlichen Einbußen führt, wird sie in zahlreichen Unternehmen komplett vernachlässigt. Vielerorts mangelt es an kommunikativem Austausch, Probleme in Arbeitsprozessen werden nicht analysiert und Ressourcen regelrecht verschwendet. Umständliche Arbeitsprozesse führen zu einer unzufriedenen Belegschaft und mangelnder Produktivität, ein ungünstiges Zeitmanagement wiederum zu teuren Überstunden und eine schlechte interne Abstimmung kann Kundenreklamationen und Auftragsrückgänge verursachen.

  • Bestandsaufnahme: Die potenziellen Folgen sollten Grund genug sein, einen kritischen Blick auf den aktuellen Ist-Zustand der Arbeitsorganisation zu werfen. Welche Bereiche bereiten Probleme? Wo gibt es Zeitfresser? Fällt es schwer die Schwierigkeiten zu formulieren oder überhaupt zu erkennen, kann es hilfreich sein, Arbeitsabläufe vollständig mit den wichtigsten Punkten zu notieren. Dabei werden Probleme oft schnell sichtbar und als solche identifiziert.
  • Schnittstellen: Zudem ist es empfehlenswert, neben den Arbeitsschritten die damit verbundenen Beteiligten sowie die erforderlichen Arbeitsmaterialien oder Werkzeuge zu erfassen. Hierbei werden wichtige Schnittstellen erkannt, was die Beurteilung der Organisation erleichtert.
  • Analyse: Die konkrete Analyse des Ist-Zustands findet auf unterschiedlichste Art statt. Software kann ebenso nützlich sein wie ein einfacher Fragenkatalog passend zum Bedarf.
  • Umsetzung: Entscheidend ist, dass zunächst diejenigen Probleme behoben werden, die wirtschaftlich den größten Hebel darstellen. Es gilt eine Prioritätenliste aufzustellen, um die notwendigen Maßnahmen unternehmerisch sinnvoll abzuarbeiten. Anschließend ist die Optimierung der Arbeitsorganisation als kontinuierlicher Prozess zu betrachten und zu fördern.

Zwei bewährte Methoden zum Selbstmanagement

Jedes Teammitglied sollte seine persönliche Arbeitsorganisation verbessern und damit zur ganzheitlichen Optimierung im Unternehmen beitragen. Eine der wichtigsten Disziplinen besteht in der Priorisierung von Aufgaben. Doch genau in diesem Bereich haben viele Arbeitsnehmer erhebliche Schwierigkeiten. Vielen fällt es schwer, Aufgaben gemäß ihrer Wichtigkeit in eine gewinnbringende Reihenfolge zu bringen. Eine bekannte Hilfestellung leistet die ABC-Methode, die eine grobe Kategorisierung für wichtige, weniger wichtige und unwichtige Aufgaben vorsieht. Allgemein gilt, dass der Großteil des Gewinns eines Unternehmens (etwa 80 Prozent) mit A-Aufgaben erwirtschaftet wird, was die Bedeutung ihrer Erledigung unterstreicht. Dabei stehen wertschöpfende Tätigkeiten in der Regel im Fokus.

Eine weitere interessante Methode zum Selbstmanagement ist als „Getting Things Done“ (GTD) bekannt und wurde von David Allen entwickelt, einem US-amerikanischen Autor und Berater. Welche Vorgänge hierbei durchzuführen sind, um das Chaos im Kopf zu bändigen und mehr Aufgaben zu erledigen, lässt sich in einem Fachbeitrag des Organisationstools Todoist nachlesen.

Autor/in: Jessika Köhler
Veröffentlicht am 3. Dezember 2021

Tags: , ,