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Buchführung: Was müssen Unternehmensgründer beachten?

Wer nach dem Studium aufgrund einer überzeugenden Geschäftsidee ein Unternehmen gründen möchte, weiß oftmals nicht, was alles auf ihn zukommt. Absolventen der Fakultäten für Chemie, Biologie oder Informatik besitzen meistens keine oder nur wenige Kenntnisse in der Unternehmensführung, weil sie sich damit in ihrem Fachbereich nicht beschäftigt haben. Für einen erfolgreichen Weg in die Zukunft als Entrepreneur ist es jedoch wichtig, sich nicht allein mit der Entwicklung innovativer Produkte oder Dienstleistungen, sondern auch mit weiteren Geschäftsbereichen wie beispielsweise der Buchhaltung auseinanderzusetzen. Wer ist zur Buchführung verpflichtet und was gilt es dabei zu beachten?

Definition und Aufgaben der Buchführung

Am Ende des Geschäftsjahres muss jeder Unternehmer seinen Gewinn ermitteln. Dies ermöglicht die Buchführung, welche ein genaues finanzielles Bild eines Unternehmens abbildet, indem sie sämtliche Geschäftsvorfälle chronologisch und systematisch erfasst. Die Art und Weise, wie dies erfolgen muss, ist gesetzlich vorgeschrieben. Unterschieden werden dabei die einfachere Form der Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR), die Einnahmen und Ausgaben transparent erfasst und einander gegenüberstellt, und die doppelte Buchführung. Letztere dient dazu, die Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung zu erzeugen, um diese anschließend in den Jahresabschluss zu überführen. Zu diesem Zweck erfasst sie jeden Geschäftsvorfall und seinen zugehörigen Beleg genau und ordnet ihn einem der Buchführungskonten zu. Diese Tätigkeit ist besonders bei großen Unternehmen sehr komplex, sodass sie von einem Buchhalter oder Steuerberater übernommen wird.

Aufgaben im Detail:

  • Belegerfassung
    Um die Buchung der Geschäftsvorfälle transparent und nachvollziehbar zu erfassen, prüfen, sortieren und kontieren Buchhalter die dazugehörigen Belege.
  • Verbuchen von Steuern
    Die auf die eigenen Leistungen entfallende Umsatzsteuer darf mit der sogenannten Vorsteuer gegengerechnet werden. Dabei handelt es sich um die Umsatzsteuer, welche das Unternehmen an andere Unternehmen für Lieferungen und Leistungen zahlen muss. Des Weiteren kümmert sich die Buchhaltung auch um das Verbuchen von Gewerbe-, Körperschafts- und Einkommenssteuer.
  • Verwaltung des Anlagevermögens
    Anlagen werden in der Buchführung auf einem aktiven Bestandskonto erfasst und können über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben werden.
  • Inventur
    Sie ist Teil der Buchhaltung, weil sie zu Beginn der Unternehmenstätigkeit sowie zum Ende jedes Geschäftsjahres alle Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten eines Unternehmens erfasst.  Das ermittelte Bestandsverzeichnis (Inventar) muss genau und ausführlich sein, weil es Grundlage einer ordnungsmäßigen Buchführung ist.
  • Kosten- und Leistungsrechnung
    Sie ermöglicht eine kurzfristige Planung von Kosten und Erlösen sowie eine Kontrolle von Plan-, Ist- und Solldaten.

Voraussetzungen für die doppelte Buchführung

Während Freiberufler, Gewerbetreibende mit einem geringeren Einkommen sowie landwirtschaftliche Betriebe lediglich eine Einnahmen-Überschussrechnung erstellen müssen, sind alle anderen Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet. Gemäß dem § 238 HGB (Handelsgesetzbuch) und § 140 AO (Abgabenordnung) zählen dazu:

  • OHG, GmbH, AG und weitere im Handelsregister eingetragene Unternehmen.
  • GbR, Einzelunternehmer und andere nicht im Handelsregister eingetragene Unternehmen, die aber mehr als 600.000 € Umsatz und 60.000 € Gewinn pro Jahr erwirtschaften.
  • Eingetragene Kaufmänner mit einem jährlichen Umsatz von mindestens 600.000 € und einem jährlichen Gewinn von mindestens 60.000 €.

Die Rechtsform ist außerdem ausschlaggebend dafür, wie die Bilanz als Ergebnis der Buchführung aufgebaut ist. Wenn Sie wissen möchten, wie die Finanzen des Unternehmens dafür in Konten und Büchern erfasst werden, finden Sie im Netz umfangreiche Informationsportale zur korrekten Buchhaltung, die Sie mit wertvollen Tipps unterstützen.

Was muss bei der Buchführung beachtet werden?

  • Die Geschäftsvorfälle werden immer auf zwei Seiten (Haben und Soll) verbucht, die stets ausgeglichen sein müssen. Die eine erfasst dabei die Mittelverwendung, die andere die Mittelherkunft.
  • Keine Buchung ohne Beleg: Die Buchung eines Geschäftsvorfalls darf nur erfolgen, wenn ein entsprechender Nachweis dafür vorhanden ist.
  • Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung müssen eingehalten werden: Klarheit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Sicherheit und Ordnungsmäßigkeit.
  • Die Buchungskonten sind verschiedenen Büchern zugeordnet (Hauptbuch, Grundbuch/Journal und Nebenbücher wie Lager-, Kassen-, Lohn- und Gehaltsbuch).
  • Der Gesetzgeber schreibt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für die meisten Belege vor (z.B. Rechnungen, Belege, Inventurunterlagen) sowie eine Frist von 6 Jahren für andere Geschäftsunterlagen.
  • Für die Aufbewahrungspflicht ist eine übersichtliche Organisation aller Bankbelege, ein- und ausgehender Rechnungen, Kassenquittungen und weiterer buchführungsrelevanter Dokumente empfehlenswert.

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